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Checklist

Compartir un expediente sensible
con un tercero.

Los puntos que debe revisar antes de transmitir contratos, documentos laborales, auditorías o exportaciones de data room a un asesor, comprador, experto o proveedor.

Antes de hacer clic en enviar

El reflejo correcto: compartir menos, pero compartir mejor.

Un expediente jurídico suele circular entre varias manos: despacho, dirección financiera, experto, comprador, auditor o proveedor técnico. Cada copia aumenta la exposición de los datos personales.

Esta checklist ayuda a decidir qué debe transmitirse, qué puede retirarse y qué debe pseudonimizarse antes de difundirse.

1

Un expediente de data room suele contener más datos personales de los necesarios.

2

Una pseudonimización reversible permite trabajar sobre el fondo sin exponer inmediatamente a las personas.

3

La trazabilidad del intercambio es tan importante como la reducción de los datos transmitidos.

La checklist operativa

01

Calificar el contexto del intercambio

  • Identificar al destinatario exacto y su papel en el expediente.
  • Definir la finalidad del intercambio: auditoría, litigio, consulta, due diligence o ejecución contractual.
  • Verificar que cada documento transmitido sea realmente necesario.
02

Reducir los datos expuestos

  • Retirar documentos inútiles, borradores, anexos obsoletos y exportaciones completas no justificadas.
  • Pseudonimizar nombres, direcciones, datos de contacto, IBAN, identificadores sociales e información de salud si no son indispensables.
  • Separar la tabla de correspondencia del documento transmitido.
03

Regular la transmisión

  • Utilizar un canal seguro y limitar la duración del acceso.
  • Registrar la fecha, el destinatario, la versión del expediente y la justificación del intercambio.
  • Prever las condiciones de restitución, eliminación o desocultación cuando termine la misión.
Con Docult

Prepare una versión transmisible en pocos minutos.

Docult detecta los datos personales, propone ocultaciones reversibles y conserva una traza clara de lo tratado antes del intercambio.

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